Сегодня проекты по внедрению систем управления договорами перестали быть редкостью. Практически каждая консалтинговая компания готова похвастаться успешным внедрением такого рода. В данной области уже накоплен немалый опыт, но все равно приходится слышать одни и те же вопросы:
как эффективно управлять договорами?
как оценить эффективность управления договорами?
как внедрить полноценный контур управления договорами?
как оценить эффекты такого внедрения?
В данной ситуации всегда хочется уточнить, чем именно планируется управлять? Договорами в формате бумажного носителя?
Смысла работать с договорами в бумажном формате нет, так как они нужны только в случае посещения здания суда.
В первый раз мы обращаемся к бумажному варианту договора во время его согласования. Ответственные сотрудники читают, анализируют, принимают решения, передают бумагу из рук в руки, зачастую теряют.Подробнее про контроль договоров у нас.
Другое дело, когда наш договор проходит этапы рассмотрения, согласования, обработки и исполнения непосредственно в автоматизированной системе, а бумажная версия лежит себе спокойно в архиве. Тут мы можем классифицировать элементы структуры документа, работать с ними параллельно, по отдельности. Хорошее дело, когда одну часть договора одновременно согласовывают сотрудники, например, юридического департамента, вторую — бухгалтеры, а третью — специалисты отдела безопасности. На практике даже без автоматизированной системы такой подход крайне сокращает временные затраты на работу с договором на всех стадиях.