Итак, представим, человек собирается в командировку. Щедрая успешная компания готова оплатить все расходы, которые возникнут или могут возникнуть в ходе командировки. Но ей взамен нужны документы, что человек действительно проживал в определенной гостинице.
Даже если руководитель компании готов поверить своему сотруднику на слово, это не освобождает последнего от предоставления таких документов, как чеки для отчетности. Да, отчетность никто не отменял, и счет за гостиницу является единственным документом, который может подтвердить факт проживания работника в конкретном отеле. При этом такому документу обязан верить как бухгалтер и сам работодатель, так и любой представитель проверяющих органов.
Вывод первый: чеки на гостиницу нужны для того, чтобы подтвердить факт целевой траты денежных средств, вверенных работодателем работнику. Это должно быть понятно всем и не вызывать лишних вопросов. Человек заселился в гостиницу, потратил деньги, отчитался перед своим работодателем, а бухгалтер все документально зафиксировал.
После того, как мы разобрались, какие гостиничные чеки должны быть представлены работодателю, как они должны выглядеть, какую информацию содержать, осталось определиться, где купить гостиничные чеки.
В данном сегменте рынка работает большое количество разных компаний, которые предлагают гостиничные чеки купить с подтверждением. Не в каждую из них можно обращаться с уверенностью, что удастся гостиничные чеки купить надлежащего качества. Не каждый из выданных гостиничных чеков может быть подтвержден. Некоторые компании работают таким образом, что выдают чеки, не обеспечивая их надлежащее качество и подтверждение. Есть бумажка – и ладно. Остальное – проблемы работника, который желает предъявить полученный чек в бухгалтерию работодателя. Случается так, что работник пытается сдать документы, а работодатель их не принимает, потому что они являются недействительными и это видно невооруженным глазом.